Tagesplan und Wochenplan

Eine effiziente Planung hilft dir, deinen Arbeitstag und deine Arbeitswoche produktiv zu gestalten, ohne dass du dich dabei zu Tode schuftest oder Gefahr läufst, wichtige Dinge zu vergessen. Über dieses Thema ist bereits viel geschrieben worden – und da es nie an Aktualität verliert, wird es auch weiterhin Artikel geben, die sich mit Zeitplanung befassen. Die folgenden Ansätze spiegeln unsere Erfahrungen und Experimente wieder. Das Allheilmittel mögen sie nicht für Jedermann sein; aber sicher sind sie es wert, einmal ausprobiert zu werden.

Überblick verschaffen und Priorisieren

Zu Beginn ist es wichtig, dir einen Überblick zu verschaffen: Welche Aufgaben hast du überhaupt für den Tag oder für deine Woche zu erledigen? Je nach deinem individuellen System solltest du manuell eine Liste erstellen oder dir deine Aufgaben über deinen Kalender oder Dein Projektmanagement-Tool anzeigen lassen. Sieh’ dir an, welche Aufgaben du in dieser Woche beziehungsweise an diesem Tag erledigen musst und priorisiere danach, wann was zu tun ist. Auch eine Priorisierung ist keine starre Angelegenheit. Folgende Überlegungen können dir dabei helfen:

  • Wann sind meine produktivsten Arbeitsstunden?
  • Handelt es sich um Aufgaben für meine eigenen Projekte oder sind es Aufgaben, die für zahlende Kunden erledigt werden?
  • Gibt es eine Deadline, die an dieser Aufgabe hängt und von der weitere Aufgaben abhängig sind?
  • Wird durch die Nicht-Erledigung dieser Aufgabe eventuell ein weiterer Mitarbeiter in seinem Arbeitsfluss gehindert?
  • Wie schnell können die anstehenden Aufgaben erledigt werden – bzw. wie viel Zeit muss dafür eingeplant werden?

Auf der Basis dieser Überlegungen kannst du deine Aufgaben besser gewichten und priorisieren. Wichtige, langwierige und konzentrationserheischende Aufgaben sollten nach Möglichkeit in den produktiven Arbeitsstunden des Tages erledigt werden. In der Regel sind Kundenprojekte vor den eigenen Projekten zu bearbeiten, denn immerhin zahlt der Kunde dir Geld für deine Dienstleistungen und hat daher auch einen Anspruch auf deine Leistung. Wenn eine Deadline für eine Aufgabe unmittelbar bevorsteht und die anderen Aufgaben hingegen entweder „irgendwann“ erledigt sein müssen oder aber deren Deadline in weiter Ferne liegt, sollte die Priorisierung ebenso auf der Hand liegen wie in dem Fall, wenn ohne die Bearbeitung der Aufgabe durch dich wieder andere Mitarbeiter auf dem Trockenen schwimmen. Aufgaben, die schnell und unkompliziert erledigt werden können, müssen anders priorisiert werden als solche, die dir mehr Arbeit machen. Und so weiter.

Rechtzeitig Rücksprache mit Kollegen halten

Einer ausführlichen Erklärung bedarf dieser Punkt wahrscheinlich nicht, aber ein paar Worte möchte ich dennoch darüber verlieren. Sobald du kein Einzelkämpfer bist, solltest du dich bei deiner Planung mit deinen Kollegen abstimmen. Dies wird um so wichtiger, wenn du als Projektmanager für Planung und Umsetzung der Aufgaben eines Projektes verantwortlich zeichnest und deinen Kunden Rechenschaft ablegen musst. Aber auch, wenn du als Umsetzer arbeitest, solltest du mit anderen Umsetzern und deinen Vorgesetzten koordinieren. Auf diese Weise vermeidest du lange Gesichter, die gezogen werden, weil einer von euch auf etwas wartet oder sich, aus welchen Gründen auch immer, unreflektiert darauf verlässt, dass die Sache „schon laufen“ wird. Wenn indes Einigkeit darüber herrscht, was zu welchem Zeitpunkt erledigt wird und wann man sich das nächste Mal zur Besprechung trifft oder zusammentelefoniert, wird es wesentlich weniger Terminstau für alle Beteiligten geben.

[box]Vor unvorhergesehenen Ereignissen wie Krankheit, plötzlichen Terminen und nicht verschiebbare Sonderterminen und Krisen ist selbstverständlich niemand gefeit. Aus diesem Grund gibt es die Pufferzeiten, die bereits erwähnt wurden. Als Faustregel gilt, sich pro Tag nicht mehr als 3-4 Stunden an Prio-A-Terminen bzw. Aufgaben einzuplanen und die restliche Arbeitszeit mit Prio B und Prio C zu füllen. Diese lassen sich bei Bedarf leichter verschieben. Generell rate ich, nur 60% der Zeit fest zu verplanen – unverhofft kommt oft.[/box]
Termine digital planen
Termine digital planen © Andrey Popov / fotolia.com

Woche sinnvoll einteilen

Nach der Sichtung und Priorisierung geht es darum, die Aufgaben sinnvoll auf die Woche aufzuteilen. Die Bezeichnung „sinnvoll“ist dabei komplexer, als es den Anschein haben könnte. Denn wenngleich der Impuls uns vielleicht gebietet, alle wichtigen Aufgaben in den Montag zu quetschen, ohne weiter darüber nachzudenken (nach dem Motto: „Dann hab’ ich’s weg“), lässt dabei einige wichtige Faktoren außer Acht. Auch hier sind ein paar simple Kontrollfragen sinnvoll, bevor die Aufgaben konkret eingetaktet werden.

  • Können die Aufgaben tatsächlich erledigt werden – oder fehlen noch Zuarbeiten? Falls dem so ist, sollte auch sichergestellt sein, dass besagte Zuarbeiten bis zu dem Zeitpunkt, zu welchem du dir die Aufgabe geplant hast, bei dir eingetroffen sind.
  • Plane immer ausreichend Pufferzeit ein. Unvorhergesehene Dinge passieren – und Aufgaben dauern auch gern mal länger, als du ursprünglich angenommen hast. Wenn du schneller als geplant mit einer Aufgabe fertig bist: Sehr schön! Aber wenn eine bis mehrere Aufgaben länger dauern, ist es sehr frustrierend, wenn du sie nur aus dem Grund nicht beenden kannst, weil du zu knapp kalkuliert hast.
  • Lieber weniger Aufgaben – dafür schaffbar! Wenn du nicht zufällig immer an jedem Tag genau das Gleiche tust (dann ist dieser Artikel für dich aber auch ziemlich irrelevant), solltest du möglichst vermeiden, dir an einem Tag 10 verschiedene Aufgaben aus 5 verschiedenen Projekten einzuplanen. Wesentlich sinnvoller sind 2-3 Aufgaben von eben den 2-3 zugehörigen Projekten. Auf diese Weise nötigst du deinen Kopf nicht zu häufig, vollständig umzuschalten und sich mit aller Konzentration auf das nächste Thema zu stürzen. Denn dies wird auf die Dauer ohnehin nicht funktionieren und hat am Ende auch nur unerledigte Aufgaben und Unzufriedenheit zur Folge.
  • Termine nicht vergessen! Selbstverständlich kannst du einen Termin mit deinen Mitarbeitern, einem Kunden oder einem Interessenten auch als Aufgabe deklarieren und entsprechend einplanen. Mehr noch: du solltest das sogar tun. Aber wichtig ist eben auch, dass du nicht zwei verschiedene Kalender pflegst und dann deine Termine vergisst. Dies führt nämlich ganz schnell nicht nur zu Unzufriedenheit bei dir, sondern auch bei denjenigen, denen du aufgrund von Fehlplanung wieder absagen musst.
  • Feste bzw. regelmäßige Termine möglichst nicht verschieben. Auch wenn man es mit der Routine nicht übertreiben soll: Feste Termine helfen dir, deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren und sind insbesondere dann wichtig, wenn Sie neben dich noch andere Mitarbeiter betreffen. Wenn du einen regelmäßig stattfindenden Termin absagst, musst du dich mit allen anderen Teilnehmern auf einen Ersatztermin einigen (oder kannst selbst nicht an dem Termin nicht teilnehmen). Manchmal geht das einfach nicht anders – aber im besten Fall lässt du es gar nicht erst so weit kommen.

Je konkreter die Aufgabe, desto besser

Im besten Fall schaust du in deinen Kalender und weißt dann direkt, was zu tun ist. Daher solltest du dir die Aufgaben schon im Rahmen deiner Planung zu präzise wie möglich überlegen und auch entsprechend einplanen. Also nicht etwa „Bei Dr. Müller anrufen“, sondern „Bei Dr. Müller wegen der Milchreis-Kooperation ab Juli anrufen“ oder „Reporting“, sondern „Reporting für Kunde XYZ erstellen“. Poste dir die Links zu den Aufgaben in deinem Projektmanagement-Tool direkt in die Aufgaben, wenn du dergleichen verwendest. Auf diese Weise gelangst du schnell zu der tatsächlichen Aufgabe, falls doch einmal etwas unklar sein sollte (vorausgesetzt, dass die Aufgabenbeschreibung gepflegt wurde).

Methoden und Hilfsmittel

Natürlich hat jeder seine eigenen Hilfsmittelchen, die ihm bei der Planung seines Tages und seiner Woche helfen. Einige funktionieren dabei auf einer sehr individuellen Basis, während andere wiederum die koordinierte Planung zwischen mehreren Teammitgliedern ermöglichen.

Aufgabenliste vs. Tageskarte

Die gängigste Methode: Aufgaben untereinander auf einen Zettel schreiben und die Liste abarbeiten. Kann zweifelsohne funktionieren. Wichtig dabei ist in jedem Fall, erledigte Dinge durchzustreichen. Denn erstens befeuert der Akt des Durchstreichens deinen Endorphinausstoß („Yeah, wieder was geschafft!“), und zweitens sind die erledigten Aufgaben auf deiner Liste gut als solche sichtbar.

Die Tageskarte funktioniert im Prinzip genau so – nur eben besser. Denn sie besitzt bereits eine Gliederung, die dir dabei hilft, deine Aufgaben nach Ihrer Priorität geordnet zu erfassen. Zusätzlich findest du auf der Tageskarte weitere Felder, die dir die Strukturierung deines Tages erlauben.

Die konkrete Gliederung der Tageskarte:

  • Prio A (maximal 3 Stunden)
  • Prio B (maximal 2 Stunden)
  • E-Mails schreiben (an wen und warum?)
  • Wen anrufen und warum?
  • Neues einplanen
  • Termine
  • Privat
  • Notizen (komplette Rückseite)
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Den Arbeitstag mit einer Tageskarte durchplanen

Hier könnt ihr die Tageskarten bestellen (Monats-, Halbjahres- oder Jahresset)

Online-Kalender: Unverzichtbar für Teamspieler

Wahrscheinlich nutzt du schon längst einen Online-Kalender oder zumindest den in deinem Smartphone. Gut so! Ich persönlich trenne hier zwischen beruflich und privat (digitaler Kalender für die Arbeit, analoger Kalender für private Dinge, und die allerwichtigsten Termine habe ich zusätzlich im Smartphone-Kalender gespeichert, der mich zusätzlich erinnert). Wie auch immer: Wenn du dich mit Kollegen über Aufgaben abstimmen, diese gemeinsam mit Ihnen erledigen oder Termine mit ihnen zusammen wahrnehmen musst, ist ein Kalendersystem, auf dass ihr alle Zugriff habt und das euch erlaubt, den Kalender des jeweils anderen einzusehen, unverzichtbar. Ob du nun dazu den Google-Kalender, euer PM-Tool oder eine eigens programmierte Software nutzt, ist irrelevant. Hauptsache, es funktioniert. Urlaube, Termine, Aufgaben, Sprechstunden etc. – alles das gehört dort hinein.

Plane dir für deine wichtigen Aufgaben Prio A – Blöcke im Kalender ein und markiere diese entsprechend in deinem Kalender. So wissen deine Kollegen, dass du gerade mit wichtigen Dingen beschäftigt bist und Störungen nur im Notfall erfolgen sollten.

[box]Wichtig: Ein Kalender ist immer nur so gut, wie er gepflegt wird. Plane dir deshalb am Ende der Woche Zeit ein, um die Termine der nächsten Woche einzutragen und dich gegebenenfalls mit deinen Kollegen abzustimmen![/box]