Reporte sinnvoll erstellen

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Gerade im Online-Marketing und SEO-Geschäft sind transparente und gut nachvollziehbare Reports für den Kunden von Wichtigkeit. Warum das so ist und wie man solche Reports erstellt, erfährst du in diesem Artikel.

Wozu Reports gut sind

Wer in der Online-Marketing-Branche oder im SEO-Milieu beheimatet und tätig ist, kennt die Problematik vielleicht: Kunden tun sich mitunter schwer, die Maßnahmen und Tätigkeiten, die für sie getroffen und durchgeführt würden, nachzuvollziehen. Letztendlich kaufen die Kunden Zeit, welche die Agentur dann in ihrem Interesse verwenden soll. Da es sich dabei aber um kein greifbares Gut handelt, fällt es nicht immer leicht, dieser verbrauchten Zeit einen Geldwert beizumessen. Hinzu kommt der Umstand, dass einem Kunden mitunter das Gefühl oder das Verständnis dafür fehlt, wie viel Aufwand zum Beispiel in der Generierung eins wertigen Backlinks auf einer relevanten Seite stecken kann. Dieses Unverständnis kann sich bei mangelnder Transparenz oder unsensiblem Umgang mit dem Thema schnell in Unmut auswachsen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einen monatlichen Report zu erstellen, der dem Kunden hilft, die getroffenen Maßnahmen genau nachvollziehen zu können. Selbstverständlich gibt es auch Fälle, in denen das Reporting über Telefonate bzw. persönliche Gespräche erfolgen kann. In einem solchen Fall sei aber dringend dazu geraten, ein Protokoll des Gesprächs anzufertigen und dies dem Kunden zukommen zu lassen. Dieses Szenario werde ich an dieser Stelle nicht weiter beleuchten.

Aufbau eines Reports

Nachfolgend geht es um den (beispielhaften) Aufbau eines Reports. Selbstverständlich ist die Gestaltung nicht starr, sondern individuell von dir und deinen Kunden abhängig. Insofern kannst Du den vorgestellten Report und die Methoden als Schablone betrachten.

1. Links (Status)

Wenn du für deinen Kunden Backlinkaufbau betreibst, wird der Kunde in den meisten Fällen auch ein vorrangiges Interesse daran haben, zu erfahren, wie viele Links auf welchen Seiten entstanden sind. Wenn du ihm frühzeitig klar gemacht hast, dass wertige und bleibende Links oft sehr aufwändig zu generieren sind und deswegen viel Zeit benötigen, wird er sich auch nicht verspannen, wenn du, je nach Budget, nur 3, 2 oder auch nur einen Link reporten kannst. Um aber die Transparenz beizubehalten, kann es nicht schaden, die daran hängenden Arbeiten stichpunktartig zu erwähnen (also E-Mails, Telefonate, Organisation, Artikelerstellung und so weiter). So wird und bleibt es für Deinen Kunden nachvollziehbar, dass die Erstellung eines Links plötzlich 4 Stunden und länger dauert.

Aber auch Links, die noch nicht aktiv sind, d.h. sich noch in Bearbeitung befinden, solltest du in deinem Report erwähnen. Schließlich wurde hierfür auch bereits Zeit aufgewendet, die der Kunde bezahlt hat. Mache deinem Kunden im Vorfeld klar, dass es auch mal passieren kann, dass trotz intensiver Bemühungen kein Link zustande kommt. Wenn der Aufbau eines Links gescheitert ist (zum Beispiel, weil du dich in den Verhandlungen nicht mit dem Linkgeber einigen konntest oder überhaupt nie eine Einigung erhalten hast), muss auch dies im Report vermerkt werden.

Während der Reporterstellungsphase solltest du alle offenen Links, die eventuell seit deiner letzten Auseinandersetzung mit ihnen aktiv sein könnten, überprüfen und deinem Kunden den aktuellen Status im Report mitteilen.

2.) Daten und Statistiken

Die Nutzung gängiger Seo-Tools und anderer Online-Marketing-Instrumente lassen sich auch für Reports nutzen. Kläre möglichst im Vorfeld mit deinem Kunden, welche Daten er in seinem Report sehen will. Wichtig ist dabei, zu kommunizieren, dass ein umfangreicherer Report auch mehr Zeit benötigt und entsprechend teurer wird.

  • Mögliche Daten und Statistiken, die in den Report einfließen können:
  • Entwicklung der Sichtbarkeit der Seite
  • Entwicklung der Rankings wichtiger Suchbegriffe
  • Zugriffszahlen und Quellen
  • Vergleichende Besucherstatistiken (aktuell mit Vorjahreszeitraum oder vergangener Monat)
Entwicklung der Sichtbarkeit nachvollziehbar aufbereitet
Entwicklung der Sichtbarkeit nachvollziehbar aufbereitet

3.) Handlungsanweisungen für den Kunden

In den seltensten Fällen wird dir dein Kunde eine komplette „Vollmacht“ über seine Webseite und Dein Handeln in seinem Namen erteilen. Es wird also immer wieder vorkommen, dass du Zuarbeit, Meinungen und Erlaubnisse deines Kunden benötigst. Einige dieser Dinge können auch im Monatsgespräch geklärt werden (erneut das Stichwort: Protokoll!), aber es gibt auch Dinge, die kurzfristig umgesetzt werden können oder sollten. Darüber hinaus bereitet der Report den Kunden in gewisser Weise auf das kommende Monatsgespräch vor. Also solltest du alle akuten Dinge, die seitens des Kunden entschieden oder umgesetzt werden müssen, im Report vermerken und mit konkreten Handlungsaufforderungen versehen.

4.) Neue Ideen und Aufgaben kommunizieren

Eng mit den Handlungsaufforderungen verwandt sind neue Ideen und Aufgaben, da diese auch Interaktion mit deinem Kunden bedeuten. Fasse daher neu hinzugekommene To-Do’s und sonstige Dinge, welche der Bearbeitung und Bewertung Deines Kunden bedürfen, im Bericht zusammen.

handlungsaufforderung
Beispiele für handlungsaufforderungen

 5.) Offene Links und Aufgaben in den kommenden Monat übertragen

Dieser Schritt betrifft zwar nicht den Report direkt, ist deswegen aber nicht weniger wichtig. Während du den Report erstellst, solltest du dir direkt alle offenen Links und Aufgaben betrachten und für den kommenden Monat einplanen. So stellst du sicher, nichts zu vergessen und dem Kunden spätestens im nächsten Report über den Fortschritt zu informieren.

6.) Termin für das kommende Monatsgespräch vorschlagen/festlegen

Schlage deinem Kunden zwei mögliche Termine für das nächste Monatsgespräch samt Uhrzeit vor und bitte ihn darum, entweder einen dieser Vorschläge zu bestätigen oder einen Alternativvorschlag zu machen. Dadurch hilfst du sowohl dem Kunden als auch dir selbst, da der vereinbarte Termin direkt in die Monatsplanung beider Parteien einfließen kann.

7.) Fragen notieren

Und wenn du schon mal dabei bist: Was spricht dagegen, gleich weitere Schritte für das Monatsgespräch zu unternehmen? Notiere Dir die Fragen, die Dir wichtig sind und/oder mit deinem Monatsreport zusammenhängen. Beispiele:

  • Allgemein: Haben Sie Rückfragen zum Report?
  • Im vergangenen Monat wurden laut Google Analytics xy Anfragen generiert. Wie machen sich diese bei Ihnen bemerkbar?
  • Nachhaken bei unbeantworteten Handlungsaufforderungen aus dem Report

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