Mein Arbeitstag ist Struktur pur

Ein Webmasterfriday Thema was mich auch sehr interessiert. Daher möchte ich direkt daran teilnehmen und ein paar Worte darüber verlieren, wie ich ganz „eisy-going“ durch den Tag komme. Denn mein Tag beinhaltet viele Aufgaben. Dazu werde ich auch oft gefragt, aber wie soll man so einen Tagesablauf schon pauschal jeder Anfrage bereitstellen. Deshalb nutze ich doch die Chance mal hier.

5:45 Uhr – Wecker klingelt

Nachdem ich nun schon mehrfach aus Eigenverschulden vom iPhone-Wecker enttäuscht wurde, habe ich einen echten analogen Wecker. Dieser weckt mich zuverlässig ca. 5:45 Uhr und sollte ich ihn ignorieren, wird er alle 10 Sekunden immer lauter. Aus Gewohnheit drücke ich diesen direkt aus. Ich bin ca. 60 Sekunden nach dem Weckerklingeln nicht mehr im Schlafzimmer.

5:47 Uhr – Frühstück vorbereiten

Nachdem ich kurz Wasser ins Gesicht geschüttet habe und mich fast wie neugeboren fühle, bin ich zwei Minuten nach dem Aufstehen in der Küche. Cappuccino kochen und Kaba machen. Backofen einschalten. Erstmal schön frische Brötchen (auf)backen. Frau Eisy und Little Eisy wollen ja auch was im Bauch haben. Frau Eisy bekommt ihren Cappuccino der, wenn sie aufsteht schon fertig auf dem Tisch steht und natürlich ebenfalls frische Brötchen. Little Eisy bekommt eine Schüssel Kornflakes. Ich gönne mir in Ruhe fast einen Liter Kaba und ein Brötchen.

5:58 Uhr – MacBook aufklappen

Beim Frühstück – während Frau Eisy noch bis 6:18 Uhr schläft und Little Eisy auch bis 6:30 Uhr im Bett flackt – geht es für mich das erste Mal ans MacBook. Deckel auf und auf Twitter „Guten Morgen!“ schreiben. In der Zeit sind die E-Mails eingetroffen. Ich schaue kurz meine Mails in Gmail und AppleMail durch. Markiere in beiden Clients die E-Mails mit insgesamt je 3 Fähnchen.

  • Rote Fahne: E-Mail sofort im Büro vor allen Aufgaben beantworten.
  • Blaue Fahne: E-Mail im 10:00 Uhr Raster beantworten
  • Lila Fahne: E-Mail im 14:00 Uhr Raster beantworten

Das Einstufen der Mails dauert ca. 10 Minuten in beiden Clients.

6:15 Uhr – Wetter und Schlagzeilen

Danach kommt auch schon fast das RTL-Wetter und die wichtigen Schlagzeilen die ich für diverse Projekte und den jeweiligen Tag wissen muss. Je nach Schlagzeile mache ich mir gleich meine Notizen. Wenn große Schlagzeilen kommen wird umgehend eine Meldung verfasst und alles andere einige Minuten verschoben. Habe ich noch Zeit weil keine Schlagzeile in den Nachrichten kam, lehne ich mich zurück und warte entspannt darauf, dass ich 6:30 Uhr (außer in den Ferien) Little Eisy wecken darf und mich davon überraschen lassen darf, welch ein Geschenk mir seine Laune an jenem Morgen bereitet.

6:40 Uhr – Bonny hat Bedürfnisse

Ich gehe kurz mit dem Hund raus. Dauert zu der Zeit nur etwa 30 Minuten und dann ist sie mit ihren gut 12 Jahren auch schon ausreichend ausgetobt um sich wieder 5 oder 6 Stunden ins Traumland zu begeben. Ich kann mich danach nochmal ausruhen und in Ruhe wieder im Badezimmer verschwinden.

7:30 Uhr – Auf dem Weg ins Büro

Ab aufs Fahrrad und fix 900 Meter quer durchs Dorf. Dann bin ich auch schon am Technologie-Zentrum, kann den leeren Briefkasten anschauen (warum schaut man da immer rein, wenn man eh weiß man hat ihm am Nachmittag zuvor geleert?) und an der Rezeption schon mal den Hausmeister beim Blumen gießen „Guten Morgen“ sagen. Büro aufschließen, iMac, MacBook und Gusto einschalten. Alle Fenster öffnen und die frische Luft reinlassen. Cappuccino aus der Gusto rattern lassen und an den Schreibtisch setzen. Manchmal fahre ich mit Frau Eisy gemeinsam ins Büro, manchmal bin ich auch etwas früher schon da.

8:00 Uhr – offizieller Arbeitsbeginn

Jetzt trudeln Frau Eisy, Jessika und Stefan im Büro ein. Alle Systeme fahren hoch und jeder schaut seine Mails durch. Außer ich, ich habe meine Mails ja zu diesem Moment bereits fertig. Mir öffnen sich direkt vier Desktops.

Erklärungen zu den Desktops

Auf einem Desktop befindet sich alles was E-Mails sind. Auf dem zweiten Desktop sind alle Online-Marketing Tools (Searchmetrics Suite, SISTRIX Toolbox, SEOlytics, SEOmoz, Link Research Tools, Majestic SEO) im Browser gestartet.

Der dritte Desktop hält bereits fertig gestartet Word für mich bereit und außerdem in einem kleinen Browserfenster noch mein Projekt-Management „5pm“. Es ist parallel nächsten Tab auch schon „mite“ als Zeiterfassung aktiviert, welche ich aber nur im Browser verwende wenn es gerade darum geht neue Projekte und Kunden zu verwalten. Rein zur Zeiterfassung nutze ich die mite iPhone App „Anytime“. Glaubt mir, ein besseres Tool und eine genialere App (inklusive lokaler Datenspeicherung) gibt es nicht! Außerdem öffnet sich „Things“ als ToDo ebenfalls schon.

Auf dem vierten Desktop ist mein Chrome mit dem ich dann normal im Web unterwegs bin. Warum dieser erst auf dem vierten Desktop ist und somit nie direkt als erstes zu erreichen ist, hat einen einfachen Grund. Je weiter weg das Zeug was einen ablenkt ist, desto greifbarer ist die Arbeitswelt. Daher habe ich auch keine großen Addons für Social-Networks. Facebook, Google Plus usw. mache ich nur via Web-Oberfläche. So lenkt es mich nicht ab.

Jetzt kennt ihr meine Arbeitsumgebung auf dem iMac. Auf dem MacBook habe ich nur einen Desktop und das nutze ich nur für Skype und als Telefon im Büro. Ansonsten ist das MacBook im Büro nicht weiter im Einsatz. Daher spare ich es mir jetzt die Details zu erwähnen. Wieso ich es als Telefon nutze? Weil ich meine Büronummer via Skype habe und wenn jemand anruft, klingt es am MacBook mit einer 6 Sekunden-Weiterleitung aufs Festnetz und Handy. Falls ich mal nicht im Büro bin, erreicht man mich eben trotzdem unter identischer Nummer. Außerdem nutze ich Skype wegen der Europa-Flatrate um ohne große Gebühren fast alle Kunden direkt zu erreichen.

8:05 Uhr – E-Mails mit roten Fähnchen

Ich setze mich hin und beantworte / bearbeite alle E-Mails mit roten Markierungen. Solche E-Mails sind nicht jeden Tag vorhanden. Schätzungsweise drei bis fünf pro Woche. Jedoch brauche ich für die Mails auch mal eine halbe Stunde. An so einem Tag entfällt bei mir dann der Schritt von 9:30 Uhr.

8:05 Uhr – Auf geht’s (ohne rote Fähnchen)

Klar sagt man sich kurz „Hallo“ und es vergehen mal 5 bis 10 Minuten unter Kollegen, aber dann geht es mit den Aufgaben los. In „Things“ stehen alle meine Aufgaben die für den heutigen Tag zu erledigen sind. Ich habe jetzt bis 9.30 Uhr Zeit um mich um Aufträge und Projekte von Kunden zu kümmern. Das sind gut 1 ½ Stunden in denen ich mich absolut nicht mehr ablenken lasse. Ich führe meine Analysen durch, erstelle Reporte und betreibe – wenn nötig – auch noch Linkaufbau für Kundenprojekte. Alles in allem schaffe ich in dieser Zeit sehr viel. Bin danach aber auch platt.

9:30 Uhr – Themen fürs Bloggen

Wer eigene Blogs betreibt will auch Themen dafür haben. Ich nutze die Zeit bis 10:00 Uhr und begebe mich auf Twitter, Facebook, Netzwelt.de, Golem.de. Dort finde ich meine Ideen und Inspirationen um neue Beiträge bzw. die Themen dafür vorzubereiten. In 30 Minuten kommt manchmal ein Thema bei rum, aber manchmal auch 5 Themen. Aber wohl gemerkt, nur notiert.

10:00 Uhr – Blaue Fähnchen

Nun muss und will ich innerhalb von 30 Minuten E-Mails beantworten die ich morgens blau markierte. Solche E-Mails sind u.a. typische Anfragen nach SEO-Dienstleistungen. Aber auch Rückfragen von Kunden zu Reportings. Alles in allem sind es die E-Mails wo ich Leute nicht bis Nachmittag warten lassen möchte, weil ich darauf spekuliere noch vor 15 Uhr ggf. eine Rückmeldung zu erhalten. Denn nur dann kann ich die Konversation direkt auf den Folgetag wieder einkalkulieren.

10:30 Uhr – Angebote oder Kundenaufträge

Die E-Mails haben mich gut von den vorherigen Arbeiten an Kundenprojekten abgelenkt. So kann ich jetzt bis etwa 12 Uhr erneut für 1 ½ Stunden für Kunden arbeiten. Linkaufbau, Analysen, Reporte und ggf. Telefonate erledigen. Hätte ich die 30 Minuten E-Mails nicht und an vielen Tagen die Recherche nach Blogthemen nicht, würde ich nun bereits von 8:05 Uhr nur für Kunden arbeiten. Das kann ich aber nicht weil mir dann die Konzentration verloren geht und ich meine Zeit nicht effektiv nutze. Daher diese künstlichen Unterbrechungen die ja trotzdem für Leistungen verwendet werden. Alles Kopfsache!

Effektiv nur an Kundenprojekten gearbeitet habe ich nun seit etwa 3 Stunden. Je nach Volumen für Angebote können es auch mal nur 2 ½ Stunden gewesen sein.

12:00 Uhr – Futtern für die Seele

Irgendwann gegen 12 Uhr trudelt entweder ein Lieferservice mit Nahrung ein, oder es wird Futter ausgepackt was man sich auf dem Weg morgens noch kaufte oder von Zuhause mitnahm. Auf jeden Fall wird jetzt für 30 Minuten der Magen gefüllt. In dieser Zeit bin ich nebenbei auf Twitter unterwegs und manchmal auf Facebook. Ich lese außerdem andere Weblogs und eintreffende E-Mails auch, wenn ich Lust habe.

12:30 Uhr – Arbeit geht weiter

In den Stunden und Minuten bis 13:30 Uhr arbeite ich weiter an meinen Kundenprojekten. Ich nutze die Zeit aber auch schon für neue Eintragungen in 5pm. Denn dort arbeite ich immer strukturiert am Projekt-Management für alle Kundenseiten. Alle Tätigkeiten werden im 5pm festgehalten und sind jederzeit für mich nachvollziehbar. Nur so kann ich auch erkennen was ich gemacht habe und wo ich meine Leistungen selbst verbessern kann. Insgesamt kann ich durchaus – wenn es nötig ist – bis 14 Uhr an dieser Stelle weiterarbeiten. Nur manchmal höre ich 13:30 Uhr auf.

13:30 Uhr – Eigene Inhalte produzieren

Wenn ich für Kunden aufhöre, schreibe ich eigenen Content. Entweder beginne ich einen Beitrag für eisy.eu oder ich verfasse Inhalte für meine anderen Projekte. So 1.000 bis 2.000 Wörter sind in den kommenden 30 Minuten gut zu erledigen.

14:00 Uhr – Lila Fähnchen

Morgens habe ich mir manche Mails mit lila Fahnen belegt. Diese werden jetzt bearbeitet. Das dauert auch wieder seine 30 Minuten. Hierbei handelt es sich meist um Rückantworten von Kunden und Kollegen der Branche, die ihrerseits bereits mit den roten oder blauen Fähnchen eine Antwort am gleichen Tag erhielten.

14:30 Uhr – Vorbereitungen für den Tag danach

Ich brauche eigentlich immer ca. 15 bis 30 Minuten am Ende des Tages um den nächsten Tag zu strukturieren. Meine ToDo in Things muss immerhin gefüllt werden und in 5pm finde ich auch noch Pflichten die unbedingt sein müssen.

15:00 Uhr – Feierabend

Alle Systeme fahren 15:00 Uhr runter. Bei allen Mitarbeitern, bei Frau Eisy und auch bei mir. Wir verlassen ca. 15:02 Uhr das Büro und sind alle auf dem Weg nach Hause. Mein Tag ist damit beruflich auch vorbei. Ich sitze im Moment zwar oft Nachmittags und Abends noch am MacBook und werkel etwas an eigenen Projekten, aber das war bis vor wenigen Monaten noch nicht so und das wird ab morgen (6. August 2011) auch definitiv nicht mehr sein. Dieser Einbruch in alte Gewohnheiten von vor ein paar Jahren ist absolut schrecklich, verwerflich und schräg! Da wir aber am Montag auch ins Haus einziehen und ab jetzt volle Action beim Umzug ist, habe ich die ultimative Chance es zu ändern! Dann wird es auch Nachmittags alles eisy-going!

Fazit

Jetzt kennt ihr meinen Tag, einen Teil meiner Struktur und vielleicht auch etwas, was für euch interessant sein kann. Wenn ihr Fragen und Anregungen habt, freue ich mich sehr darauf. Natürlich freue ich mich auch sonst über jeden Kommentar. 🙂 Achso, und hey, macht bitte auch beim Webmasterfriday mit, wenn euch das Thema interessiert.

Soeren
Ich bin Soeren, Blogger und Betreiber von eisy.eu. Über die Jahre hat es sich ergeben, dass mich viele einfach eisy nennen. Das ist okay. :-) Ich blogge seit 2005 und teile hier mein Wissen und meine Erfahrungen.