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Buchhaltung erledigen, wer macht das schon gerne. Die Rechnungserstellung muss so einfach und bequem, aber effektiv, wie möglich sein. Mit Fastbill habe ich persönlich seit Juni 2014 meinen Favoriten beim Thema „Online Rechnung erstellen“ gefunden. Ich bin seit 2007 als Selbstständiger mit Buchhaltung konfrontiert und schreibe meine Rechnungen von Anfang an online. Über 6 Jahre blieb ich einem Rechnungsprogramm treu. Im Juni 2014 erfolgte der schrittweise Wechsel zu Fastbill. Für mindestens genau so viele Jahre – wie ich hoffe!

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Rechnungen schreibe ich immer online

Nie habe ich Rechnungen in Word geschrieben. Ich weiß, viele Freiberufler und Selbstständige nutzen diesen Weg, mir war das immer zu wenig Struktur. Ich brauche Statistiken, Zahlungsziele, Mahnwesen, Ein- und Ausgangsrechnungen sowie ein kleines CRM mit meinen Kundendaten. Auch Excel war hier für mich nie ein Argument.

Vorteile der Online-Rechnungen

Ich kann von jedem Ort aus auf meine Unterlagen zugreifen. Rechnungen können unterwegs als bezahlt markiert werden. Es steht mir offen, im Urlaub bequem nach aktuellen Zahlungsausfällen zu schauen oder schnell einem Kunden ein Angebot direkt aus dem Urlaub zukommen zu lassen. Meine Daten sind doppelt gesichert. Zum einen bei mir lokal auf zwei externen Festplatten und dann online bei Fastbill, wo ebenfalls entsprechende Backup-Systeme die Sicherheit gewährleisten.

Allein die Option, unterwegs von jedem Ort Rechnungen schreiben zu können, ist für mich als Berater sehr wichtig. Gerne fragen mich Kunden vor Ort nach einem Seminar, ob ich denn nicht direkt die Rechnung da lassen könne. Weil ich Zugriff auf Fastbill habe, ist das kein Problem. Sogar mit dem Smartphone kann ich Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. erstellen.

Video: Fastbill in der Übersicht

Belege via Smartphone scannen

Für Fastbill steht außerdem eine App (Android und iOS) zur Verfügung, mit der Belege einfach auf dem Schreibtisch fotografiert und hochgeladen werden können. So sind Kassenzettel aber auch andere Quittungen und Rechnungen kein lästiges Papier mehr, sondern wandern bei mir in die digitale Buchhaltung. Auch das konnte ich bis zum Wechsel zu Fastbill leider vorher nie so einfach und bequem machen.

Wer nicht fotografieren / scannen möchte, kann Eingangsrechnungen und andere Belege auch als PDF in Fastbill hochladen.

Eingangsrechnungen & Belege

Irgendwie ist eine Rechnungssoftware ohne Eingangsrechnungen nur die halbe Miete. Ich frage mich öfters, wie ich so viele Jahre damit arbeiten konnte, keine eingehenden Rechnungen verwalten zu können. Seit Fastbill kommt bei mir jeder Beleg zu jeder Kontobewegung direkt in Fastbill.

  • Telefonrechnung / Handyrechnung
  • Kassenbon aus dem Schreibwarenladen
  • Rechnungen für Domains und Server
  • Tankbelege
  • Rechnung der Pizzabestellung
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Und das sind ja nur wenige Beispiele. Auf diese Art kann ich innerhalb meiner Rechnungssoftware jederzeit nachvollziehen, wie der finanzielle Status meiner Firma ist. Ob ich noch Geld zum Investieren habe oder sparsam bleiben muss. Je nach Konto-Organisation kann Fastbill also den tatsächlichen Kontostand der Bank anzeigen. Dazu sollten aber alle privaten Ausgaben und Einnahmen auf einem extra Konto stattfinden.

Kundenprojekte und Zeiterfassung

Neben der normalen Funktionen für die Buchhaltung (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Belege, Bestellungen und allgemeine Kunden-Dokumente) kann Fastbill auch Projekte verwalten und Zeiten erfassen.

Fastbill Kundenprojekte

Ich kann in Fastbill beliebig viele Projekte anlegen und diese meinen Kunden zuordnen. Dann ist auch möglich, Zeiten zu erfassen. Natürlich können die Zeiten auch einfach in Fastbill gegenüber Kunden abgerechnet werden. So wird meine Leistung bei Analysen noch transparenter, da ich hier nach tatsächlicher Zeit abrechne.

Wer das möchte, kann für die Zeiterfassung auch ein Tool wie Clockodo nutzen. Mit diesem können Zeiten minutengenau erfasst und dann in Fastbill abgerechnet werden. Ich für meinen Teil benötige es nicht. Habe aber auch dieses Tool schon mal getestet und kann bestätigen, es ist empfehlenswert.

Fastbill Paypal Zahlungen

Rechnungen via Paypal bezahlen lassen

Nicht mehr ganz neu, aber für mich unbedingt eine Erwähnung wert, die Funktion, Kunden Rechnungen direkt via Paypal bezahlen zu lassen. Diese Möglichkeit steht Nutzern mit Fastbill zur Verfügung. Ich finde es als zusätzliche Zahlungsmöglichkeit neben der üblichen Überweisung, definitiv als gelungenen Mehrwert.

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen

In Fastbill ist online Rechnung erstellen auch dann simple, wenn es um wiederkehrende Rechnungen geht. Ob wöchentlich, quartalsweise oder in anderen, individuellen Zeiträumen. Mit Fastbill kann ich meinen Kunden immer pünktlich neue Rechnungen zustellen und muss dabei nicht jedes Mal selbst dran denken. Via E-Mail werde ich bei neuen Rechnungen vom System informiert.

Rechnungen per E-Mail oder Post versenden

Klassisch auf dem Postweg oder digital als E-Mail. Gerne auch direkt mit Signatur, auch wenn diese keine Pflicht mehr ist. Rechnungen können beliebig aus der Fastbill.de Oberfläche verschickt werden. Einige Unternehmen möchten Rechnungen weiterhin als Papier auf dem Postweg haben. Wenn in Fastbill eine digitale Unterschrift hinterlegt ist, können Rechnungen direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus inkl. Unterschrift per Post versendet werden.

Ich brauche selten den Postweg aber manchmal kommt es vor. Bevor ich die Rechnung dann selbst ausdrucke und in den Briefumschlag packe, nutze ich die Funktion von Fastbill.

Rechnungsversandt per E-Mail

Rechnungen können einfach per E-Mail verschickt werden. Hierfür sollte unbedingt der Versandt über einen eigenen SMTP-Server eingestellt werden. Die Daten die dazu in Fastbill eingetragen werden müssen, findet man bei seinem Webhoster. Durch eigene SMTP-Daten wird vermieden, dass E-Mails mit Rechnungen versehentlich im SPAM-Ordner landen. Die Zustellquote der Rechnungen wird somit positiv gehalten.

Kundenstatistiken auf Abruf

Wann ich will, kann ich in meine Kundenliste gehen und mir die Daten zu einzelnen Kunden im Detail ansehen. Ich sehe wichtige Werte wie Zahlungsmoral (Durchschnittliche Dauer bis zur Zahlung), Zeiten, Projekte, Dokumente und natürlich Rechnungen. Auch kann ich Notizen zu Kunden anlegen. Firmenkunden können aus mehreren Ansprechpartnern bestehen. Ich kann für Kunden spezifische Rechnungsvorlagen erstellen. Im Prinzip ist Fastbill was Online-Rechnungen angeht sehr flexibel und beschneidet mich kaum in meinen Vorstellungen.

Fastbill Daten exportieren

Exportieren und Schnittstellen nutzen

Für mich ist der Import und Export wichtig. Was ich zum Beispiel beim Wechsel aus einem anderen Rechnungsprogramm hin zu Fastbill vermisste, war der Export der Kundendaten im alten Programm. So muss ich seit Juni 2014 immer wenn es notwendig ist, den Kunden manuell neu anlegen. Alles was ich seit 2007 tat, wiederholt sich.

Auch sonst ist der Export für mich wichtig. Ich will ja nicht wieder wechseln. Aber Daten zum Steuerberater zu exportieren ist viel wert. Als CSV und im Excel-Format lassen sich alle Daten aus Fastbill exportieren. Mit einem DATEV-konformen Export kann ich monatlich alle Daten an meinen Steuerberater übergeben. Dadurch wird der Aufwand beim Steuerberater reduziert. Was auch meine Kosten für den Steuerberater minimiert. Langfristig gesehen spare ich jetzt mit Fastbill auch beim Steuerberater jeden Monat Geld. Ich kann meinem Steuerberater einen eigenen Zugang mit den relevanten Daten bereitstellen.

Fastbill Preise

Fastbill Rechnungen online schreiben

Meine bevorzugte Version ist die Pro-Version für 29,- Euro im Monat. Die 10 GB Speicherplatz für Dokumente sind reichlich und kaum zu füllen. Am wichtigsten ist für mich aber die Möglichkeit, Zahlungen von meinen Kunden direkt via Kreditkarte etc. erhalten zu können. Die Zahlungsvorgänge sind für Kunden deutlich optimiert. Was im Umkehrschluss zu kürzeren Wartezeiten bei Zahlungszielen führt. Ebenfalls für mich wichtig, die Möglichkeit mehrere Bankkonten mit dem System zu verbinden. Zahlungen die auf dem Konto ein- und abgehen, können unmittelbar mit den Rechnungen online verknüpft werden.

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Fazit

Zwar ist ein Wechsel der Rechnungssoftware für mich wirklich ein großer Aufwand gewesen, aber er lohnte sich. Ich kann mit Fastbill sehr gut arbeiten und schreibe meine Rechnungen und Angebote weiterhin online. Es ändert sich vom Ablauf nichts aber die Nutzung wird leichter und die Analysen werden besser. Denn meine Priorität lag auf einer vollständigen Belegerfassung inkl. den Kosten und nicht nur meinen Ausgangsrechnungen. Und das bietet mir Fastbill alles an.

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