5pm – Projekt-Management online

Vor Kurzem hat Soeren in einem Premium-Artikel das Projekt-Management Tool 5pm angesprochen und empfohlen. Anschließen hab ich mich gleich registriert und hab es ca. eine Woche getestet. Was das Tool kann und ob ich es weiterhin einsetze will ich euch in diesem Artikel mal näher bringen.

5pm – Projekt-Management

5pm ist ein Online Tool für das managen von Projekten und Aufgabe. Dadurch das es online läuft hat man von überall Zugriff was für heutige Verhältnisse ja fast schon Pflicht ist. Das Tool bietet viele Möglichkeiten so das man seine Projekte wirklich umfangreich verwalten kann und dabei auch eigene und außenstehende Mitarbeite einbinden kann.

Folgend die wichtigsten Features auf einen Blick:

  • Einfaches Projekt- und Aufgaben Management
  • Anpassbares Interface
  • Hinzufügen von Status, Priorität und Deadline
  • Verwaltung in mehreren Ebenen (Gruppen > Projekte > Aufgaben)
  • Email-Benachrichtigung
  • Sicherheits- und Zugriffsverwaltung
  • Anlegen von mehreren Mitarbeiter
  • Projekte und Aufgaben lassen sich nach vielen Kriterien sortieren
  • Für jedes Projekt oder jede Aufgabe kann man ein Team vorgeben
  • Upload von dazugehörigen Dateien
  • Zeit-Management (Inkl. Desktop-Tool zum tracken)
  • Export von verschiedenen Reports
  • Drag and Drop von Projekten und Aufgaben
  • Mehrsprachig (auch deutsch)
  • Mobile-Edition und iPhone-App
  • Tags

Das also die wichtigsten Features und das sind schon eine ganze Menge. Schauen wir uns das Tool mal in der Praxis an.

5pm in der Praxis

Hat man am Anfang seine verschiedenen übergeordneten Gruppen angelegt (z.B. Privat, Kunden, Projekte) kann es auch schon losgehen. Die Oberfläche ist ziemlich übersichtlich:

5pn-Overview

1. Navigation

In der rechten Navigation kann man zwischen 4 Bereichen switchen. Über das erste Symbol, das auch die „Startseite“ darstellt, kommt man zu der Projektübersicht, wo alles sauber angeordnet ist. Unter dem Bereich Zeitdiagramm, kann man sich benutzerdefinierte Berichte erstellen um einen Überblick über Zeit und Ressourcen zu bekommen.

5pm-DiagrammEin Menü-Punkt darunter kann man sich Berichte anzeigen lassen, diese Drucken oder exportieren. Beispiel für einen Bericht wäre ein Aktivitäts-Verlauf zu einem Projekt. Wer hat wann was gemacht…
Und unter dem vierten Punkt findet man die Profile der Mitarbeiter, die man wie oben erwähnt unbegrenzt anlegen und mit einbeziehen kann.

2. Projekt- und Taskmanagement

Die Hauptaufgabe des Tools ist aber immer noch das Verwalten der Projekte und Aufgaben. Wie man bei Markierung 2 erkennen kann, kann man in der oberen Leiste die Gruppen wählen, also z.B. Privat oder Kunde. Oder man lässt sich eben alle anzeigen. Zudem kann man dann zwischen den Tabs „Mein Material“ und „Projekte“ wählen. Unter Projekte hat man die komplette Übersicht der Projekte. Diese lassen sich auch beliebig auf- und zuklappen wie auf dem Screenshot zu sehen ist. Unter „Mein Material“ werden dann nur die Aufgaben angezeigt, die einem selbst zugeordnet sind. Diese lassen sich dort schön nach Fälligkeits-Datum sortieren. Aber grundsätzlich kann man nach allen Spalten sortieren die man eingeblendet hat.

3. Die Projektübersicht

Keiner Angst, die Tags die zu sehen sind, sind nicht immer so bund. Ich habe das nur mal so angelegt damit die Möglichkeit sichtbar ist 😛
Wir habe hier also eine Übersicht über unsere Gruppen (oder die Gruppe die man in der oberen Spalte ausgewählt hat). Unter den Gruppen stehen dann die einzelnen Projekte denen wiederum die Aufgaben untergeordnet sind. Diese lassen sich schön via Drag & Drop verschieben und die Ordner kann man auch zuklappen, was spätestens dann notwendig ist wenn da mal 20 Projekte mit jeweils 50 Aufgaben drin stehen 😉
Ich habe mir in diesem Testbeispiel mal die wichtigsten Spalten anzeigen lassen. Ich sehe also die verbleibenden Tage, das Fälligkeits-Datum und den Fortschritt des Projektes oder der Aufgaben. Außerdem sieht man vor den Einträgen immer noch die Tags (wenn genutzt).

4. Info und Aktivität

In der rechten Spalte kann man sich dann schnell einen Überbkick über weitere Informationen, Notizen, eingeplante Mitglieder und mehr machen.

Projekt anlegen

Lege ich ein Projekt an, kann ich gleich alle erforderlichen Angaben machen.5pm-ProjektNeben den gängigen Angaben kann ich auch das Team für ein Projekt zusammenstellen. Im Beispiel-Fall bin nun nur ich zugeteilt. Über das + Symbol lassen sich weitere Mitarbeiter hinzufügen, die man vorher in der linken Navigation unter „Profile“ angelegt haben muss.
Zusätzlich kann man auswählen ob Leute, die nicht an dieser Arbeit mitwirken den Task trotzdem sehen sollen, oder ob er für die versteckt sein soll. Und zu guter Letzt gibt es noch die Option alle zugehörigen Mitarbeiter oder den Kunden per Email zu informieren.

Tipp am Rande: Vergesst nicht auch ein Start-Datum anzugeben, sonst gibts im Zeiten-Diagramm sehr unschöne lange „Würste“ die einem den Überblick unmöglich machen 😛

Mobiler Zugang, Iphone App und Kritikpunkt

Für Unterwegs gibt es 2 Varianten um auf das Tool zuzugreifen:

  1. mobiles Webinterface
  2. iPhone App (Kostenlos im AppStore)

Ersteres ist ok, aber da fängt meine Kritik dann an. Die Darstellung auf dem Iphone über das Web-Interface ist nicht gerade Bugfrei. Wer jetzt denk „Na dann nehme ich halt das iPhone App“, der wird blöd gucken, zumindest wenn er an eine simple iPhone-App die gleichen Anforderungen hat wie ich. Mir persönlich ist es wichtig unterwegs auf meine Aufgaben etc. zuzugreifen. Gibt unterwegs immer mal was, was man sich noch eintragen will oder noch wichtiger (z.B. im Kundengespräch): Man will gucken wann man Ressourcen frei hat und letztendlich wann der Kunde mit einer Arbeit rechnen kann. Tja, die iPhone App ist ja übersichtlich, keine Frage. Blöde nur wenn man weder das Fälligkeits-Datum angezeigt bekommt, noch eben nach diesem sortieren kann um sich einen Überblick zu verschaffen.
Da ist dringender Nachholbedarf. An Sonsten macht die App was sie soll.

Preise und Fazit

Die Preise sind grundsätzlich gut. Da kann man nicht meckern:

5pm - Preise

Einzig die Sache mit dem iPhone-App sollte man noch ändern.
Mein Fazit ist daher eher geteilt während Soeren begeistert ist. Das Tool ist meiner Meinung nach sehr gut weil es alles hat was man braucht, es aber dennoch übersichtlich bleibt. Innerhalb 2min. muss man nicht mal mehr überlegen wie was funktioniert. Für mich persönlich ist allerdings auch die mobile Version wichtig, weshalb ich das Tool vorerst erst mal nicht nutze. Aber we weiß, vielleicht kommt das noch. Wer die angesprochene mobile Problematik nicht als solche sieht kann aber mit dem Tool wirklich nichts falsch machen.

Hier geht’s zu 5pm

Soeren
Ich bin Soeren, Blogger und Betreiber von eisy.eu. Über die Jahre hat es sich ergeben, dass mich viele einfach eisy nennen. Das ist okay. :-) Ich blogge seit 2005 und teile hier mein Wissen und meine Erfahrungen.