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Ressourcenplanung

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Um ein effizientes Arbeiten aller Mitarbeiter zu ermöglichen, ist es, gerade in kleineren Unternehmen, besonders wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu kennen und sorgsam zu verplanen. Auf diese Weise hat insbesondere der Geschäftsführer immer einen Überblick über Kapazitäten und Auslastung aller Angestellten und kann schnell reagieren, wenn es an einer Stelle Ausfälle gibt oder ein Mitarbeiter nicht ausgelastet ist. Dass dies vor allem immer dann von Vorteil ist, wenn die Kunden gewissermaßen Zeitbudgets bei Unternehmen kaufen (mit denen diese dann im Interesse ihrer Kunden wirtschaften), sollte jedem sofort einleuchten.

Überblick über den kommenden Monat verschaffen

Um die Planung für einen kompletten Monat vorzunehmen, gilt es, sich zuerst einen Überblick über die verfügbare Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters zu verschaffen. Wir bemessen diese in Stunden, die wiederum gemäß den bestehenden Arbeitsverträgen angegeben werden. Diese Arbeitsstunden stehen der Firma zur Verfügung; abzuziehen sind davon gegebenenfalls Urlaubstage, so der Mitarbeiter für den kommenden Monat Urlaub genommen hat, sowie Feiertage und feste firmeninterne Termine (wie zum Beispiel Besprechungen, Schulungen und Fortbildungen), die innerhalb des Monats anstehen und schon im Vorfeld mit einzukalkulieren sind.

[box]Beispiel: Der Monat Juli 2015 hat 31 Kalendertage; 23 Tage davon sind Werktage. Bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden (täglich 8 Stunden) laut Arbeitsvertrag ergibt dies ein Gesamtkontingent von 184 Stunden.
Besagter Mitarbeiter hat für den Monat 9 Urlaubstage angemeldet, wodurch 72 Arbeitsstunden wegfallen. Die einkalkulierte Zeit für Besprechungen aller Mitarbeiter beträgt im Juli 2015 9 Stunden, wovon 4 allerdings mit dem Urlaub des Mitarbeiters zusammenfallen. Insgesamt betragen die verfügbaren Arbeitsstunden (=Produktionseinheiten, nachfolgend PE genannt) also 184 – 72 – 5 = 107 PE.[/box]

Nach diesem Beispiel solltest du mit allen Mitarbeitern (auch mit Dir dir selbst) verfahren, um am Ende genau zu wissen, wie viele PE eines jeden Angestellten im kommenden Monat zur Verfügung stehen werden. Danach kann der nächste Schritt der Ressourcenplanung in Angriff genommen werden.

Dieser Schritt ist Aufgabe des Geschäftsführers beziehungsweise des Personalverwalters.

PE-Planung für konkrete Projekte

Nachdem die Gesamtanzahl der PE je Mitarbeiter für den kommenden Monat festgestellt wurde, muss der Geschäftsführer oder Personalverwalter diese Zahlen vermerken (eine gemeinsam geführte und ständig aktuell gehaltene Tabelle bietet sich dafür an) und den Projektmanagern im Unternehmen Mitteilung davon machen.

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So kann die monatliche Ressourcenplanung für ein Projekt aussehen

Die Projektmanager haben nun die Aufgabe, den Umsetzern bzw. den Projektbeteiligten PE für die einzelnen Projekte zuzuweisen, abhängig vom Zeitbudget des Kunden, den verfügbaren PE des Mitarbeiters und dem Grad der Involviertheit des betreffenden Mitarbeiters. Um dies möglichst effektiv zu bewerkstelligen, ist es hilfreich, sich alle offenen Aufgaben für ein Projekt zur Ressourcenplanung anzuschauen, nach Dringlichkeit und kalkulierter Dauer abzuwägen und die PE daraufhin so zu verteilen, dass gesetzte Ziele erreicht werden können. Selbstverständlich muss beziehungsweise sollte es sich das dabei nicht um statische Werte handeln. Je nach Bedarf sollte es möglich sein, untereinander PE zu tauschen, da es sein kann, dass die eine Aufgabe schneller erledigt ist, während eine andere Aufgabe unvorhergesehen mehr Zeit in Anspruch nimmt als eigentlich vorgesehen.
Wichtig: Der Projektmanager plant diese PE für alle Mitarbeiter, die an dem von ihm betreuten Projekten beteiligt sind. Dabei darf er auch sich selbst nicht vergessen, denn auch das Projektmanagement als solches braucht Zeit.
Die Planung der PE sollte in einer Tabelle erfolgen, die nach Projekten und Mitarbeitern geordnet ist. Für den nächsten Schritt ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf diese Tabelle haben.

PE-Planung durch die Mitarbeiter

Wenn nun alle PE verplant wurden, können die Mitarbeiter daran gehen, diese auf den kommenden Monat zu verteilen. Dabei gilt es wiederum, offene und anstehende Aufgaben genau zu betrachten und die Planung gemäß der Dringlichkeiten und Deadlines vorzunehmen. Manchmal sind diese auch nicht vorhanden oder weit gefasst; dann kann die Erfahrung mit bestimmten Projekten oder Kunden helfen, Aufwände für Gespräche, Korrekturrunden oder Änderungen einzukalkulieren und die Termine entsprechend zu setzen. Am Ende sollten sich die Mitarbeiter einen Termin für die Planung des Folgemonats in den Kalender schreiben.
Im Idealfall werden möglichst viele PE im Zuge der Monatsplanung gleich konkreten Aufgaben zugeordnet.

Planung und Umsetzung während des laufenden Monats

Unvorhergesehene Ereignisse, Änderungen und Ausfälle gehören zum Berufsalltag und sollten keinen großen Anlass zur Sorge bieten, wenn eine saubere Vorausplanung erfolgt ist. Im Rahmen einer Wochenplanung, die in Abstimmung mit den Kollegen erfolgen sollte, kann auf Veränderungen oder Ereignisse reagiert werden. Außerdem halten sich so alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bezüglich der Aktivitäten der Kollegen. Projektmanager haben an dieser Stelle die Möglichkeit, ihre Umsetzer auf etwaige Dringlichkeiten hinzuweisen und, wenn nötig, Verschiebung oder Vorzug bestimmter PE anzuregen.
Weitere Informationen, Tipps und Anregungen rund um die Themen Wochenplanung und Tagesplanung findest du in einem eigenen Artikel hier auf eisy.eu.

 

Titelbild: © bilderzwerg/ fotolia.com

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Carsten
Über Carsten 17 Artikel
Seit 2009 bin ich im Bereich Online-Marketing und SEO tätig. Als Germanist und Journalist befasse ich mich bevorzugt mit allen Themen rund um Redaktion, Unternehmensentwicklung und Bildung.

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